ถ้ามีโอกาสได้วิเคราะห์การทำงานขององค์กรที่ไร้ประสิทธิภาพแห่งใดก็ตาม จะสังเกตเห็นว่ามีลักษณะหลายประการที่คล้ายคลึงกันอยู่ในองค์กรแห่งนั้น ตัวอย่างเช่น สัมพันธภาพของพนักงานไม่ดี ไม่มีการกล่าวคำทักทาย หรือกล่าวคำสวัสดีเวลาพบกัน มีบรรยากาศการทำงานแบบถอดใจ หรือไม่มีจิตใจในการทำงาน อัตราการขาดลา มาสายสูง
       
        ไม่มีข้อเสนอแนะเพื่อปรับปรุงการทำงานจากพนักงาน พนักงานขาดความเอาใจใส่ในคุณภาพงาน การดำเนินกิจกรรม QCC ไม่เป็นผลสำเร็จ ในกระบวนการผลิตเต็มไปด้วยของเสียและงานที่ต้องแก้ไข อุปกรณ์การทำงานสกปรก ขาดการรักษาความสะอาด
       
        เครื่องมืออุปกรณ์ถูกวางทิ้งอยู่กระจัดกระจาย เกลื่อนกลาด ไม่มีการจัดเก็บไว้ในที่ที่เป็นระเบียบ ของเสียที่ไม่ผ่านการตรวจสอบคุณภาพวางอยู่ปะปนรวมกับชิ้นงานดีระหว่างการผลิต ฯลฯ กล่าวโดยสรุปคือ เป็นสถานที่ทำงานที่ไม่เป็นระเบียบ เต็มไปด้วยความสับสนยุ่งเหยิงและไร้ประสิทธิภาพ
       
       5ส ตัวชี้วัดประสิทธิภาพ
       
        เมื่อพบองค์กรที่ดำเนินกิจกรรม 5ส ได้ไม่ดี ให้ลองสังเกตการทำงานในจุดอื่นๆ จะพบว่ามีความผิดพลาด ความไร้ประสิทธิภาพ และความสูญเสียต่างๆ แฝงอยู่ทั่วไปในการทำงาน วิธีนี้เป็นที่ยอมรับทั่วไปและยึดถือเป็นหลักเกณฑ์ที่แน่นอนว่า ถ้าต้องการประเมินประสิทธิภาพการทำงานของสถานประกอบการใดๆ ให้เริ่มจากการสังเกตผลของการดำเนินกิจกรรม 5ส ซึ่งสามารถนำมาใช้เป็นตัวชี้วัดประสิทธิภาพเบื้องต้นได้เป็นอย่างดี
       
        ถ้าสังเกตเห็นว่าในสถานประกอบการแห่งใดมีสภาพการทำงานที่สะอาด ไม่มีสิ่งของวางเกะกะ มีการดูแลรักษาความเป็นระเบียบเรียบร้อยอย่างดีแล้ว ก็คาดได้ว่าผลประกอบการขององค์กรในด้านอื่นๆ น่าจะมีประสิทธิภาพสูงด้วยเช่นกัน
       
        หากเป็นคนภายนอกองค์กร การวัดผลประกอบการหรือค่าประสิทธิภาพขององค์กรอย่างผิวเผิน ด้วยการใช้ดัชนีชี้วัดตัวอื่นๆ นับเป็นเรื่องยากที่จะประเมินหาค่าที่ถูกต้องหรือใกล้เคียงกับความเป็นจริง แต่ถ้าใช้วิธีสังเกตจากผลการดำเนินกิจกรรม 5ส ก็จะสามารถมองเห็นภาพที่แท้จริงของสถานประกอบการได้อย่างเที่ยงตรงและถูกต้องแม่นยำมากขึ้น
       
       จากแก้ปัญหาสู่ป้องกันปัญหา
       
        เมื่อพิจารณาปัญหาด้านการจัดการขององค์กรหลายแห่ง จะพบว่าเวลาทำงานส่วนใหญ่ของผู้บริหารมักสูญเสียไปกับการพยายามแก้ไขปัญหาและแก้ไขสิ่งต่างๆ ให้ถูกต้อง เมื่อพิจารณาต่อไปว่าปัญหาที่เกิดขึ้นเป็นปัญหาประเภทใดบ้าง ก็จะเห็นอย่างชัดเจนว่าสาเหตุที่แท้จริงของปัญหาเหล่านี้ เป็นเรื่องที่แสนธรรมดาและแก้ไขได้ง่ายมาก แต่กลับไม่มีใครใส่ใจเพราะเห็นว่าเป็นเรื่องเล็กน้อย ซึ่งถ้าให้ความสนใจและแก้ไขปัญหาประเภทนี้ตั้งแต่แรก ก็จะสามารถแก้ไขได้ภายใน 30 นาทีเท่านั้น แต่ถ้าปล่อยทิ้งไว้หลังจากนั้นอาจต้องเสียเวลาในการแก้ไขนานขึ้นเป็น 3 วันทีเดียว
       
        มีคำกล่าวว่าการป้องกันปัญหานั้นมีความสำคัญมากกว่าการแก้ไข นั่นคือเหตุผลว่าทำไมกองบังคับการดับเพลิง จึงไม่เพียงแต่แจ้งเตือนชาวบ้านให้คอยระวังการเกิดต้นเพลิง แต่ยังคอยแจ้งให้ช่วยกันดูแลจนมั่นใจว่าไม่มีแม้แต่ขีดไฟ เพราะหลักในการป้องกันการเกิดเหตุเพลิงไหม้ ไม่ควรใช้หลักการทั่วไปแต่ต้องเป็นการให้รายละเอียดอย่างเฉพาะเจาะจง
       
        เมื่อมีปัญหาเกิดขึ้น การตอบสนองต่อปัญหาที่ตามมาก็คือการแก้ไข เปรียบเทียบได้กับการเห็นเปลวไฟโดยไม่เห็นต้นเพลิงหรือการติดไฟตั้งแต่ตอนแรก ถูกต้องแล้วที่ถือว่าเหตุการณ์ไฟไหม้เป็นปัญหา อย่างไรก็ตาม การพบเหตุและแจ้งเตือนได้อย่างรวดเร็วว่าเกิดไฟไหม้ก็ยังไม่ดีพอ วิธีที่ดีกว่าคือ การป้องกันระวังไม่ให้เกิดสภาพแวดล้อมและองค์ประกอบที่อาจจะเป็นสาเหตุของการเกิดอุบัติเหตุเพลิงไหม้
       
       จากแก้ปลายเหตุมาป้องกันต้นเหตุ
       
        เป็นความเคยชินของผู้คนทั่วไปที่มักจะตรวจสอบคุณภาพ ความถูกต้อง หรือความผิดพลาดของสินค้าในกระบวนการผลิตขั้นตอนสุดท้าย แล้วคัดแยกของเสียที่พบออกไปทำการแก้ไข
       
        นอกจากการแก้ไขปัญหาด้วยวิธีนี้แล้ว การวิเคราะห์ความผิดปกติของปัจจัยการผลิต (พนักงาน เครื่องจักร วัตถุดิบ วิธีการทำงาน และสภาพแวดล้อม) ที่เป็นต้นเหตุและควบคุมป้องกันไม่ให้เกิดปัญหาเดิมซ้ำอีกในครั้งต่อไป ก็เป็นสิ่งที่สำคัญมากเช่นกัน โดยต้องควบคุมกระบวนการผลิตและปัจจัยการผลิตทั้งหมดไม่ให้มีข้อผิดพลาดตั้งแต่แรก
       
        ดังนั้น ถ้ากระบวนการทุกอย่างถูกควบคุมให้คงที่ และปัจจัยการผลิตที่ใส่เข้ามาเป็นของดีทั้งหมด ผลงานหรือชิ้นงานที่ออกมาในขั้นตอนสุดท้ายย่อมจะเป็นของดีอย่างแน่นอน
       
       5ส ทำให้พนักงานใส่ใจ
       
        ในการผลิตสินค้าให้มีคุณภาพดี ต้องมีการกำหนดสภาวะการผลิตที่จำเป็นเบื้องต้น (basic conditions) และสภาวะการผลิตที่จำเป็นสำหรับงานเฉพาะอย่างขึ้น และต้องควบคุมสภาวะการผลิตทั้งสองประเภทให้มีความสม่ำเสมอตลอดเวลา เพื่อให้สินค้าที่ผลิตออกมามีคุณภาพดีตามต้องการ นอกจากนี้ผู้ปฏิบัติงานทุกคนต้องได้รับการฝึกอบรมให้มีความรู้ความสามารถ ในการควบคุมการผลิตให้มีสภาวะที่จำเป็นตามที่กำหนดได้ และต้องมีความสามารถในการปรับปรุง แก้ไขสภาวะการผลิตต่างๆ ที่อาจจะเปลี่ยนไปให้กลับมาอยู่ในสภาวะที่กำหนดไว้ตามเดิมได้ด้วย
       
       สภาวะการผลิตที่จำเป็นเบื้องต้น
       
        กระบวนการผลิตทุกอย่างต้องมีการกำหนดสภาวะการผลิตที่จำเป็นเบื้องต้น (basic conditions) และต้องควบคุมให้มีสภาวะที่สม่ำเสมอ ซึ่งโดยส่วนใหญ่สภาวะการผลิตต่างๆ เป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับสภาพการทำงานพื้นฐานที่ดูเหมือนเป็นเรื่องเล็กน้อย แต่มีความจำเป็นและสำคัญอย่างยิ่งในการสร้างมาตรฐานและคุณภาพของงานให้มีความสม่ำเสมอ เช่น การตรวจสอบน้ำมันหล่อลื่นหรือน้ำมันไฮโดรลิกส์ที่ใช้ให้สะอาดไม่มีสิ่งสกปรกปลอมปน ตรวจสอบการขันแน่นของน็อตและสกรูให้พอดี เป็นต้น เรื่องเล็กน้อยเหล่านี้คือ สภาวะการผลิตที่จำเป็นเบื้องต้น
       
        การละเลยไม่ควบคุมให้เกิดสภาวะที่จำเป็นพื้นฐานเหล่านี้จะไม่ทำให้เกิดของเสียหรือเครื่องจักรเสียขึ้นในทันที และการผลิตก็สามารถดำเนินต่อไปได้อีกระยะหนึ่ง แต่เมื่อเวลาผ่านไประยะหนึ่ง จะสังเกตได้ว่าเริ่มมีสิ่งผิดปกติเกิดขึ้นกับเครื่องจักรและคุณภาพของงาน
       สิ่งที่ไม่ควรจะเกิดก็เกิดขึ้นได้ เช่น ถ้าไม่มีการตรวจวัดระดับน้ำมันหล่อลื่นเครื่องจักรอยู่เป็นประจำหรือน้ำมันในถังมีความสกปรก เมื่อปล่อยทิ้งไว้ระยะหนึ่งพนักงานจะรู้สึกได้ว่า เครื่องมีอาการเดินสะดุดและติดขัด หรือพบว่าชิ้นส่วนที่ต้องมีการเคลื่อนที่จะเกิดการเสียดสี เริ่มมีเสียงดังและความร้อนสูงขึ้น
       
        เครื่องจะเริ่มสั่นแรงขึ้นและชิ้นส่วนต่างๆ เช่น น็อต สกรู ที่ขันอยู่อย่างหลวมๆ จะร่วงหล่นลงมา เนื่องจากน็อตได้เริ่มคลายตัวมาแล้วระยะหนึ่ง อัตราของเสียของเครื่องจักรจะเริ่มมากขึ้น ปัญหาที่เกิดจากการขาดสภาวะการผลิตที่จำเป็นเหล่านี้มีแนวโน้มที่จะรุนแรง และสร้างความเสียหายมากขึ้นเรื่อยๆ ถ้าปล่อยทิ้งไว้โดยไม่มีการเอาใจใส่แก้ไขตั้งแต่ต้น
       
       โปรดติดตามอ่านตอนต่อไปฉบับหน้า
       
        จากหนังสือ 5ส ฉบับปฏิวัติโรงงาน แต่งโดย Takashi Osada แปลโดย อมรรัตน์ สนธิไทย เจ้าของ สถาบันเพิ่มผลผลิตแห่งชาติ

แหล่งข้อมูล : หนังสือพิมพ์ผู้จัดการ