ดัชนีวัดผลการดำเนินงาน ( Key Performance Indicator : KPI ) คือเครื่องมือที่ใช้ในการวัดผลการดำเนินงานในด้านต่าง ๆ ขององค์กร โดยใช้วิธีการกำหนดเป้าหมายและวัดออกมาได้ในเชิงตัวเลข ซึ่งใน ปัจจุบันนี้การดำเนินผลการดำเนินงานขององค์กรกำลังเป็นที่ได้รับความนิยมมากเนื่องจากสามารถที่จะเห็นปัญหาและแก้ไขปัญหาได้ถูกจุดจากการประเมินผลจากข้อมูลที่ได้เก็บเอาไว้
สาเหตุที่ต้องมีการจัดทำ KPI เนื่องจากในการใช้ KPI นั้นจะส่งผลให้เกิดข้อดีของการบริหารการทำงานที่สะดวกขึ้นเพราะจะทำให้มีการทำงานที่มีเป้าหมายและต้องการที่จะให้ผลการดำเนินงานบรรลุถึงเป้าหมายที่ได้วางเอาไว้ และอีกข้อหนึ่งก็คือในข้อกำหนดของ ISO 9001:2000 ข้อกำหนดที่ 5.4.1 ได้กล่าวไว้ว่า ทุกหน่วยงานและระดับต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานจะต้องมีเป้าหมายภายในหน่วยงานนั้น ๆ และเป้าหมายนั้นจะต้องวัดค่าได้และสอดคล้องกับนโยบายคุณภาพ ซึ่งมีขั้นตอนในการทำ KPI ดังนี้
กำหนดสิ่งที่จะวัดหรือทำการประเมิน ซึ่งในการกำหนดสิ่งที่จะประเมินนี้จะขึ้นอยู่กับ
-วัตถุประสงค์ หรือ เป้าหมายขององค์กร / ฝ่าย / แผนก
-หน้าที่หลักของหน่วยงาน
-สิ่งที่มีความสำคัญต่อองค์กร / ฝ่าย / แผนก
-ปัจจัยแห่งความสำเร็จ
-สิ่งที่สามารถสะท้อนถึงผลการดำเนินงาน
-KPI เก่า
2.กำหนดตัวชี้วัดหรือเครื่องมือที่จะใช้ในสิ่งที่ต้องการวัด
3.กำหนดเกณฑ์มาตรฐานหรือตัวเปรียบเทียบ (เป้าหมาย) ซึ่งอาจจะกำหนดเองหรือจากผลการดำเนินงานในปีที่ผ่านมา
4.ประเมินผลงานที่เกิดขึ้นโดยใช้ตัวชี้วัดที่กำหนด เป็นแนวทางในการประเมินผลและเก็บข้อมูล ซึ่งระบบและแหล่งที่มาของข้อมูลถือว่าเป็นหัวใจสำคัญของการประเมินผล
5.เปรียบเทียบผลที่ได้รับจากการประเมินกับมาตรฐานหรือเป้าหมายที่กำหนดไว้ โดยที่ตรวจสอบว่าถึงเป้าหมายหรือไม่ ถ้าถึงเป้าหมายก็จะหาแนวทางในการดำรงรักษาเอาไว้ แต่ถ้า ไม่ถึงเป้าหมายก็จะมีการกำหนดกลยุทธ์หรือแผนงานเพื่อที่จะให้บรรลุถึงเป้าหมายที่ได้ตั้งไว้
6.นำผลที่ได้จากการประเมินเข้าสู่ระบบการรายงานผล โดยอาจจะใช้ช่องทางของการส่งรายงานประจำเดือนและ การทบทวนของฝ่ายบริหาร(Management Review) ทางใดทางหนึ่งหรือทั้งสองทางก็ได้
โดยปกติแล้วแต่ละบริษัทจะมี KPI ประมาณ 20 – 30 ตัว ซึ่งอาจจะเริ่มต้นจากการกำหนดตัวชี้วัดให้มากไว้ก่อนแล้วจึงค่อยตัดตัวที่เห็นว่าไม่จำเป็นทิ้งไป
หลักในการกำหนดเกณฑ์มาตรฐานที่ดีนั้น จะกำหนดให้ดีกว่าค่าตัวเลขของปีที่ผ่านมาและมีความท้าทายในการทำให้บรรลุถึงเป้าหมายที่ได้ตั้งไว้

ที่มา : สมาชิกเว็บไซต์