ขั้นตอนในการจัดทำใบกำหนดหน้าที่งาน : SIAMHRM.COM

ขั้นตอนในการจัดทำใบกำหนดหน้าที่งาน



1. กำหนด / ทบทวนวิสัยทัศน์  ภารกิจและกลยุทธ์ขององค์กร
 
        การกำหนดหน้าที่หลักขององค์กร หรือที่เรียกว่า   ภารกิจนี้  จะต้องสอดคล้องกับวิสัยทัศน์ขององค์กร   เช่น   วิสัยทัศน์ของบริษัท     คือ     “ เป็นองค์กรที่มีความเชี่ยวชาญในการผลิต .....................................”    ดังนั้น  ภารกิจของเรา จะต้องบอกได้เลยว่าจะต้องทำอะไรบ้าง  เพื่อจะบรรลุวิสัยทัศน์นี้ได้   เช่น  เราจะมีวิธีการในการผลิต.......................อย่างไร    จะฝึกอบรมให้พนักงานที่มีอยู่เชี่ยวชาญใน............................................อย่างไร   ฯลฯ
ภารกิจนี้  เปรียบเสมือนใบกำหนดหน้าที่งานในระดับองค์กร  ถ้าเรากำหนดภารกิจหลักไม่ครบถ้วน  ย่อมส่งผลต่อความครบถ้วนของหน้าที่หลักของหน่วยงานต่างๆ ในองค์กร
 
2. จัดทำใบกำหนดหน้าที่งานของแต่ละฝ่าย / ส่วน
 
    2.1  ภารกิจหลักขององค์กรถูกกระจายสู่หน่วยงานต่างๆ ครบถ้วนหรือไม่
            ในการกระจายภารกิจหลักสู่หน่วยงาน  ควรเริ่มจากการนำเอาภารกิจหลักมาแตกออกเป็นภารกิจย่อยๆ  แล้วนำมาทำตารางไขว้กับหน่วยงานที่เราต้องการจะมี  เช่น
 
 
 
2.2  การจัดสรรทรัพยากรให้เหมาะสมหรือไม่
        การจัดโครงสร้างการบริหารงานที่มีประสิทธิภาพนั้น  จะต้องคำนึงถึงการใช้ทรัพยากรด้วย  ทรัพยากรในที่นี้  หมายถึงทรัพย์สินต่างๆ  เช่น  เครื่องจักร  อุปกรณ์  อาคารสถานที่   และกำลังคน  ฯลฯ   ซึ่งจะต้องพิจารณาให้เหมาะสมกับภารกิจและขนาดขององค์กร
 
2.3  ถูกต้องตามหลัก  Check  and  Balance  หรือไม่
        การกระจายภารกิจหลักขององค์กร  ไปสู่ฝ่าย / ส่วนต่างๆ  จะต้องคำนึงถึงหลักของการตรวจสอบและสมดุลได้   โดยเฉพาะอย่างยิ่งในแง่ของการบริหารทรัพย์สิน หรือเงิน  ภารกิจที่แต่ละหน่วยงานรับผิดชอบนั้น  จะต้องสามารถตรวจสอบได้โดยมีฝ่าย / ส่วนอื่นๆ  เช่น  ฝ่าย / ส่วนที่ทำหน้าที่ใช้วัตถุดิบ  ไม่ควรจะทำหน้าที่ในการจัดซื้อวัตถุดิบ หรือไม่ควรเป็นผู้จัดเก็บวัตถุดิบเอง  
เมื่อกระจายภารกิจหลักสู่หน่วยงานต่างๆ แล้ว  ให้จัดทำใบกำหนดหน้าที่ของฝ่าย / ส่วน ตามตัวอย่าง  ดังนี้
 
 
 

 
3. จัดทำใบกำหนดหน้าที่งานของแต่ละตำแหน่งงาน
     การกระจายหน้าที่หลักของฝ่าย / ส่วนไปยังตำแหน่งงาน  มีการดำเนินการเหมือนกับการกระจายภารกิจหลักขององค์กรสู่ฝ่าย / ส่วน   โดยแบ่งออกเป็น  2  ขั้นตอน  ดังนี้
 
3.1   จัดทำตารางไขว้  (Matrix)   ระหว่างหน้าที่หลักของหน่วยงาน กับตำแหน่งงาน
 
 
 
3.2   กำหนดหน้าที่หลักและกิจกรรมหลักของตำแหน่งงาน
        เมื่อกระจายหน้าที่หลักสู่ตำแหน่งงานเสร็จแล้ว   ให้จัดทำใบกำหนดหน้าที่งานของตำแหน่งงานต่อไปว่าตำแหน่งงานนั้นมีกิจกรรมอะไรบ้างที่จะมารองรับหน้าที่หลักที่ได้รับมาจากฝ่าย / ส่วน  เช่น
 

        จุดเริ่มต้นของการจัดทำใบกำหนดหน้าที่งานที่มีประสิทธิภาพ  อยู่ที่ระบบการกระจายภารกิจและหน้าที่หลัก  จากระดับองค์กรสู่ตำแหน่งงานอย่างเป็นระบบ
 
 
 
 
 
 
 
 
 

อ้างอิงจาก : หนังสือเทคนิคการจัดทำ  Job Description บนพื้นฐานของ Competency และ KPI
โดยคุณ ณรงค์วิทย์  แสนทอง

   หรือ กดปุ่ม Ctrl+P (หรือคลิกที่เมนู File และ Print ของโปรแกรมเว็บเบราเซอร์) เมื่อต้องการพิมพ์เครื่องพิมพ์

SIAMHRM.COM : ศูนย์รวมข้อมูลด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์
Web Partner : JOBSIAM.COM | FREEJOBTHAI.COM | JOBDUZY.COM