SIAMHRM.com

[กลับหน้าหลัก ความรู้ในงาน HR]

ค้น:



ในฐานะผู้ประกอบอาชีพด้านเอชอาร์ งานส่วนใหญ่ของคุณจึงต้องข้องเกี่ยวกับผู้คนในองค์กร คุณจะเกี่ยวข้องกับการสรรหาว่าจ้าง บริหารจัดการผลประโยชน์ และให้คำแนะนำ รวมถึงคำปรึกษา ในหลากหลายรูปแบบ จะพึ่งพาการเข้าถึงข้อมูลจำนวนมหาศาล ซึ่งปกติแล้วจะอยู่ในรูปของประวัติพนักงานและข้อมูลทางสถิติอื่น ๆ ตามที่กฏหมายกำหนด ทั้งยังจำเป็นต้องสัมพันธ์กับคนในองค์กร ทั้งพนักงานของคุณ ผู้บริหารระดับอาวุโสและลูกจ้าง

ทั้งหมดนี้เป็นเรื่องดี ลองสมมติว่าธุรกิจดำเนินไปตามปกติ คุณจะทำอย่างไรหากจู่ ๆ ไม่สามารถให้บริการด้านเอชอาร์แก่เพื่อนร่วมงาน? จะตอบคำถามมากมายซึ่งอาจเกิดขึ้นอย่างไร? คำถามของผู้บริหารระดับอาวุโสล่ะ? แล้วจะรับมือระเบียบข้อบังคับของรัฐบาล และการรายงานสิ่งที่พวกเขาต้องการอย่างเฉพาะเจาะจงอย่างไร?

สมมติว่า เพราะเหตุการณ์ภายนอก อาทิเช่นมีไฟไหม้หรือน้ำท่วม หน่วยงานซึ่งมีอำนาจหน้าที่ในท้องถิ่นปิดล้อมที่ทำงานของคุณ คุณไม่สามารถเข้าไปในตัวอาคาร ในที่ทำงาน และแหล่งข้อมูลซึ่งจำเป็นต้องใช้เพื่อบริหารจัดการงานเอชอาร์ สิ่งต่อไปที่คุณจะทำคืออะไร 1) ฟื้นความสามารถของคุณเพื่อให้บริการงานเอชอาร์ 2) รวบรวมข้อมูลสำคัญที่จำเป็นต้องใช้เท่าที่พอจะรวบรวมได้ หรือ 3) สื่อสารกับคนในองค์กร?

เราตั้งคำถามมากมาย และบางทีคำตอบอาจเห็นอยู่ทนโท่ ชัดเจนว่ามีความเป็นไปได้ไม่น้อยที่อุบัติเหตุ – ไม่ว่าจะเกิดขึ้นภายในหรือภายนอก – จะทำให้งานของคุณหยุดชะงัก อาจกินเวลาแค่สองถึงสามนาที สมมติว่ากระแสไฟฟ้าขัดข้อง ปิดระบบของคุณแต่ไม่ได้ทำให้เกิดความเสียหายร้ายแรง หรืออาจเป็นวันหรือสัปดาห์ เช่นผลที่ตามมาจากการถูกพายุเฮอริเคนหรือพายุฤดูหนาวอันรุนแรงถล่ม ในฐานะผู้ทำงานด้านเอชอาร์ คุณให้บริการที่สำคัญยิ่งแก่บรรดาเพื่อนพนักงาน และสิ่งซึ่งอยู่ในความสนใจของคุณ – รวมทั้งของบริษัท – ก็คือคุณมีความสามารถที่จะกอบกู้และฟื้นฟูงานเอชอาร์ให้กลับสู่สภาพเดิมเร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ภายหลังความยุ่งเหยิงที่เกิดกับธุรกิจ

นั่นคือทั้งหมดเมื่อพูดถึงความต่อเนื่องของธุรกิจ คือความเข้าใจวิธีที่ดำเนินการ: กิจกรรมทั้งหมดที่ทำ ขั้นตอนที่ใช้ในการปฏิบัติสิ่งเหล่านั้น และแหล่งทรัพยากร – ทั้งผู้คนและเทคโนโลยี – ที่จำเป็นต้องมีเพื่อบรรลุเป้าหมาย ทันทีที่รู้จักกิจกรรมเหล่านี้ คุณจำเป็นต้องบ่งชี้ความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นต่อปฎิบัติการเหล่านั้น ซึ่งการบ่งชี้ความเสี่ยงดังกล่าวจะทำให้แยกแยะได้ว่า สิ่งใดบ้างที่มีความเป็นไปได้อย่างยิ่งว่าจะสร้างความยุ่งเหยิงวุ่นวายให้แก่การดำเนินการและแผนกของคุณ ถ้าเป็นไปได้ เป็นความคิดที่ดีที่จะนำผลกระทบของความเสี่ยงซึ่งมีต่อบุคคล การเงินและการดำเนินการ มาแสดงให้เห็นความเกี่ยวข้องสัมพันธ์กัน – หากสิ่งนั้นเกิดขึ้นจริง นี่หมายความว่า ยกตัวอย่างเช่น ความยุ่งเหยิงวุ่นวายครึ่งวัน สามารถส่งผลให้เกิดการสูญเสียของอัตราผลผลิตหนึ่งหรือสองวันได้เลยทีเดียว

ทันทีที่เริ่มวิเคราะห์วิธีปฏิบัติ การคุกคามต่อการปฏิบัติงานต่อเนื่อง ผลกระทบที่เป็นไปได้ต่อแผนกของคุณ และความยุ่งเหยิงวุ่นวายทั้งหมด คุณก็จะเริ่มบ่งชี้วิธีตอบสนองต่อเหตุการณ์เหล่านี้ได้ ลองพิจารณากลยุทธ์เหล่านี้

1. สำรองข้อมูลสำคัญทั้งหมด เป็นไปได้ที่คุณจะทำสิ่งนี้แล้ว เพราะการสำรองข้อมูลคือบริการที่แผนกไอทีเป็นฝ่ายรับผิดชอบ (หากไม่เป็นเช่นนั้น ให้ติดต่อหัวหน้าฝ่ายไอทีในบริษัทและขอความช่วยเหลือ) จงแน่ใจว่าได้ซื้ออุปกรณ์เพื่อการสำรองข้อมูลซึ่งมีราคาถูก หาได้ไม่ยากในร้านขายอุปกรณ์สำนักงาน ด้วยสนนราคาไม่เกินพัน ก็พอจะทำให้คุณมีแฮนดี้ไดรฟ์ความจุ 1 GB ได้สบาย ๆ อนึ่ง ควรเผื่อหน่วยความจำให้มากพอที่จะสำรองข้อมูลสำคัญกรณีฉุกเฉิน
2. ให้แน่ใจว่าพนักงานได้รับการฝึกฝนให้ทำหน้าที่ได้หลากหลาย เผื่อเกิดกรณีพนักงานในแผนกไม่อาจทำงานได้ หรือกระทั่งตัวคุณเอง ก็จะได้สบายใจว่างานเอชอาร์ยังคงเดินหน้าต่อไป เพราะพนักงานทำงานได้หลากหลาย รวมทั้งสามารถรับผิดชอบงานคนอื่นได้ด้วย
3. เตรียมแบบฟอร์มที่เป็นเอกสารไว้บ้าง เผื่อระบบไฟฟ้าขัดข้องหรือมีปัญหา ปกติแล้วงานเอชอาร์จะเกี่ยวข้องกับแบบฟอร์มต่าง ๆ มากมาย ซึ่งปัจจุบันจะเป็นการทำผ่านระบบคอมพิวเตอร์ ซึ่งหากเกิดเหตุฉุกเฉินที่ระบบดังกล่าวไม่อาจทำงานได้ เป็นความคิดที่ดีที่คุณจะมีแบบฟอร์มสำคัญเป็นเอกสาร โดยเฉพาะอย่างยิ่งเอกสารที่เกี่ยวข้องกับทางราชการ เพื่อจะได้ไม่พลาด!
4. หากจำเป็นต้องทำงานที่บ้าน จงแน่ใจว่าเตรียมตัวพร้อมแล้ว ภัยที่มาพร้อมกับโรคใหม่ ๆ อาทิไข้หวัดนก ก่อให้เกิดความเป็นไปได้มากยิ่งขึ้นที่ผู้คนจะทำงานที่บ้าน เป็นช่วงเวลานานกว่าเดิม หากคุณและพนักงานตกอยู่ในสถานการณ์ทำนองนี้ จงแน่ใจว่าได้เตรียมทั้งตัวเองและเจ้าหน้าที่ให้พร้อมสำหรับการทำงานที่บ้านแล้ว ซึ่งนี่รวมทั้งความมั่นใจว่าทุกคนมีไฮสปีดอินเทอร์เน็ตที่บ้าน คอมพิวเตอร์แล็ปท็อป และ/หรือคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล ซึ่งสามารถทำงานรองรับโครงสร้างพื้นฐานข้อมูลบริษัท รวมถึงเอกสารอื่น ๆ กระบวนการและแบบฟอร์มต่าง ๆ ที่จำเป็นต่อการดำเนินการภายนอกบริษัท
5. ระบุสถานที่ทำงานสำรอง เผื่อไว้ในกรณีที่มีการแจ้งอพยพหรือจำเป็นต้องย้ายสถานที่ อาจเป็นไปได้ที่คุณไม่สามารถเข้าสำนักงานราวหนึ่งหรือสองวัน ซึ่งหากเกิดกรณีเช่นนี้ เป็นความคิดที่ดีที่จะระบุสถานที่ทำงานอื่นให้พนักงานของคุณทราบ อาจเป็นโรงแรมในละแวกนั้น หรือสำนักงานสาขาของบริษัทในเมืองอื่น อาจเป็นบริษัทอื่นที่ออกแบบมาเพื่อรองรับการย้ายสถานที่ฉุกเฉิน
6. เตรียมหมายเลขติดต่อกรณีฉุกเฉินให้เจ้าหน้าที่ ในกรณีฉุกเฉิน คุณต้องรู้ว่าพนักงานของคุณอยู่ไหน ปลอดภัยหรือไม่ รวมทั้งสถานที่อยู่ คอยปรับปรุงหมายเลขโทรศัพท์ติดต่อทั้งหมดให้ทันสมัยเสมอ – ทำเป็นการ์ดขนาดเท่ากระเป๋าสตางค์และเคลือบพลาสติกก็ดี – เพื่อจะติดต่อเจ้าหน้าที่ ผู้บริหาร และบุคคลสำคัญอื่น ๆ ทั้งภายในภายนอกบริษัท
7. เตรียมประชุมผ่านระบบวีดิโอคอนเฟอเรนซ์ เมื่อต้องการประชุมกับพนักงาน การประชุมผ่านระบบดังกล่าวเป็นวิธีที่อำนวยความสะดวกให้ผู้คนติดต่อกันได้ ซึ่งปัจจุบันมีผู้ให้บริการด้านนี้มากมาย
8. สร้างแผนภาพต้นไม้เพื่อทำให้กระบวนการติดต่อฉุกเฉินสะดวกขึ้น เพื่อจะแน่ใจได้ว่าสามารถติดต่อพนักงานได้อย่างรวดเร็ว แผนภาพต้นไม้ถือเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพและราคาถูก จงแน่ใจว่าทุกคนมีสำเนาเอกสารดังกล่าว และทดลองใช้บ้างเพื่อจะมั่นใจว่าได้ผล
9. เตรียมสถานที่ประชุมหากจำเป็นต้องอพยพ อยู่ ๆ คุณถูกสั่งให้อพยพออกจากตัวอาคาร การระบุสถานที่ประชุม ซึ่งปกติจะอยู่ห่างจากตัวอาคารที่ทำงานไปหนึ่งหรือสองช่วงตึก จะทำให้สามารถเปิดประชุมกับพนักงาน ทบทวนทางเลือก และตัดสินใจว่าจะทำสิ่งใดต่อไปได้
10. ปรับปรุงแผนเพื่อตอบสนองต่อเหตุฉุกเฉิน กิจกรรมทั้งหมดก่อนหน้านี้ที่ได้อธิบายไปล้วนสำคัญยิ่ง แต่สิ่งซึ่งสำคัญยิ่งกว่าคือการวางแผนปฏิบัติการเมื่อเผชิญกับการที่ธุรกิจถูกขัดจังหวะ ไม่ว่าจะอยู่ในสำนักงานได้หรือไม่ หรือถูกบังคับให้ต้องอพยพและเริ่มกระบวนการทำงานทั้งหมดอีกครั้งในสถานที่อื่น เป็นเรื่องสำคัญที่ต้องมีขั้นตอนอย่างละเอียด อธิบายสิ่งซึ่งคุณจะทำเพื่อกอบกู้และฟื้นฟูกระบวนการของธุรกิจ ควรทบทวนสิ่งเหล่านี้และร่วมมือกับแหล่งทรัพยากรทั้งภายในภายนอก อาทิเช่น แผนกไอที เพื่อความต้องการจะได้รับการตอบสนอง
11. เตรียมแผนให้อยู่ในรูปข้อมูล ทั้งแบบอิเล็กทรอนิกส์และแบบเอกสาร ไม่จำเป็นที่แผนดังกล่าวต้องหนาสามนิ้ว อาจต้องการเพียงแค่หนึ่งหรือสองหน้ากระดาษ เพื่อรวบรวมข้อมูลติดต่อพนักงานของคุณ และบุคคลอื่น ทั้งภายในและภายนอกบริษัท ซึ่งจำเป็นต้องติดต่อ โดยมีเอกสารอีกหนึ่งหรือสองหน้ากระดาษระบุขั้นตอนที่จะใช้ในกรณีฉุกเฉินและสิ่งที่จะทำ บันทึกลงในระบบข้อมูลและไดรฟ์สำรอง ไม่ลืมที่จะเก็บในรูปเอกสารสักหนึ่งหรือสองสำเนาไว้ในรถด้วย ทั้งในกระเป๋าเอกสาร
12. ปฏิบัติตามแผน เรียกประชุมพนักงานในห้อง ทบทวนแผนดังกล่าวทีละขั้นตอนเพื่อให้แน่ใจว่าใช้ได้ผล ช่วงเวลาเลวร้ายที่สุดที่จะดูว่าแผนใช้ได้ผลหรือไม่ คือตอนที่ถูกสั่งให้อพยพออกจากตัวอาคาร! เมื่อเห็นว่ามีบางอย่างไม่เข้าท่าเข้าท่า จงแก้ไขและทดสอบอีกครั้งเพื่อให้แน่ใจว่าถูกต้อง ทำทุกอย่างเพื่อให้มั่นใจว่าแผนของคุณปรับปรุงให้ทันสมัยแล้ว

ในระดับองค์กร จงแน่ใจว่าทุกอย่างเกี่ยวข้องการความต่อเนื่องของธุรกิจ คุณค่าของคุณในฐานะผู้รับผิดชอบงานเอชอาร์ ต่อกระบวนการความต่อเนื่องของธุรกิจ มีความสำคัญยิ่ง เพราะเป็นหนึ่งในทีม คุณจึงต้องเข้าไปข้องเกี่ยวเรื่องการสื่อสารกับพนักงาน (ก่อน ระหว่าง และหลังเหตุฉุกเฉิน) การป้องกันข้อมูลพนักงานและบริษัท ให้ความช่วยเหลือพนักงานในเรื่องต่าง ๆ อาทิ ให้คำปรึกษากรณีที่เกิดการสูญเสีย ทำให้แน่ใจว่าได้ปฏิบัติตามระเบียบข้อบังคับของทางการแล้ว รวมทั้งระเบียบข้อบังคับของบริษัทด้วย ในช่วงเริ่มต้น ความต่อเนื่องของธุรกิจ ตามธรรมเนียม จะมุ่งเน้นไปยังการป้องกันและการฟื้นฟูเทคโนโลยี แต่ทุกวันนี้ ครอบคลุมทุกแง่มุมของการดำเนินการทางธุรกิจและวิธีปกครอง โดยที่งานด้านเอชอาร์เป็นงานสำคัญที่สุดหนึ่งในนั้น

ในฐานะผู้ทำงานด้านเอชอาร์ซึ่งกำลังจะก้าวผ่านศตวรรษที่ 21 บางทีสิ่งนี้อาจเผชิญหน้ากับการท้าทายครั้งยิ่งใหญ่ ในช่วงห้าปีหลังเหตุการณ์ 9/11 พายุเฮอริเคนที่รุนแรงยิ่งในปี 2004 และ 2005 ภัยคุกคามเรื่องโลกร้อน และการเคลื่อนไหวของบรรดาผู้ก่อการร้ายทั่วโลก ทั้งหมดล้วนทำให้งานด้านนี้ยังคงถูกท้าทายให้เสริมคุณค่าของมันทั้งต่อธุรกิจและรัฐบาล ภัยจากธรรมชาติยังคงปรากฏเค้ารางให้เห็นทั้งต่อประเทศนี้และทั่วโลก เช่นเดียวกับภัยจากผู้ก่อการร้ายในรูปอาวุธเคมี ชีวภาพ กัมมันตรังสีและนิวเคลียร์ ภัยจากโรคร้ายชนิดใหม่ เช่นไข้หวัดนก ก็เป็นอีกหนึ่งการคุกคามที่ไม่อาจคาดคิดถึงผลที่จะเกิดขึ้น ทั้งงานด้านเอชอาร์และความต่อเนื่องของธุรกิจล้วนยืนอยู่ตรงทางแยกสำคัญ ต้องทำงานอย่างมีประสิทธิภาพกับระเบียบอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง อาทิความปลอดภัยทางด้านชีวิต ความปลอดภัยของข้อมูล การจัดการเรื่องการอำนวยความสะดวก การจัดการเหตุฉุกเฉินและความมั่นคงของมาตุภูมิ ในฐานะผู้ทำงานด้านเอชอาร์ นี่คือช่วงเวลาอันยอดเยี่ยมที่จะสร้างความคุ้นเคยกับความต่อเนื่องของธุรกิจ – หรือไม่ก็สร้างให้เกิดขึ้นอีกครั้ง!

เกี่ยวกับผู้เขียน

พอล เอฟ. เคียร์แวน มีประสบการณ์กว่า 19 ปีในการจัดการความต่อเนื่องของธุรกิจ ในฐานะที่ปรึกษา ผู้เขียนและนักการศึกษา เกี่ยวข้องโดยตรงกับโครงการความต่อเนื่องของธุรกิจนับสิบโครงการ เขียนบทความอีกนับไม่ถ้วน จัดสัมมนาทั่วโลก และเป็นวิทยากรเรื่องดังกล่าวให้แก่คนนับร้อย ๆ

 

โดย :      พอล เอฟ. เคียร์แวน (Paul F. Kirvan)

จำนวนผู้ชม 4242 ครั้ง