SIAMHRM.com

ลงประกาศงาน หาคนทำงาน บริหารทรัพยากรมนุษย์

[ยินดีต้อนรับ ผู้ใช้งานทั่วไป:ลงทะเบียน |เข้าระบบ ก่อนใช้งานค่ะ.]




 ค้นหางาน ตำแหน่งงาน:
กลุ่มงาน : ประเภท :  
 ภาค:
ค้น:



Google Groups สมัครสมาชิกไปยัง กลุ่มบริหารทรัพยากรมนุษย์ ประเทศไทย
อีเมล์:
ดูเอกสารที่เก็บรวบรวมไว้ ที่ groups.google.co.th
ร่วมสนทนาแลกเปลี่ยนความรู้ เอกสาร และประสบการณ์ทำงาน ไม่จำกัดสาขาอาชีพ


การจัดเก็บเอกสาร แฟ้มประวัติพนักงาน ให้เกิดประโยชน์สูงสุด

การจัดเก็บเอกสาร แฟ้มประวัติพนักงาน ให้เกิดประโยชน์สูงสุด | บทความการบริหารทรัพยากรมนุษย์ โดย SIAMHRM.COM :- ข้อมูลเกี่ยวกับ การจัดเก็บเอกสาร , แฟ้มประวัติพนักงาน , ตัวอย่าง ข้อมูลเกี่ยวกับ การจัดเก็บเอกสาร , แฟ้มประวัติพนักงาน, บทความ ข้อมูลเกี่ยวกับ การจัดเก็บเอกสาร , แฟ้มประวัติพนักงาน

                     แม้ว่าในปัจจุบันได้มีการพัฒนาเทคโนโลยีการจัดเก็บข้อมูลทะเบียนประวัติพนักงานในระบบโปรแกรมซอฟแวร์ ทั้งชนิด ยี่ห้อหรือรุ่นต่างๆ มากมาย เพื่อใช้ในการจัดเก็บเป็นฐานข้อมูลซึ่งเป็นการประหยัดพื้นที่และลดการใช้เอกสารการจัดเก็บข้อมูลส่วนตัวของพนักงาน  แต่ในยามที่จำเป็น เอกสารที่เกี่ยวกับประวัติของพนักงานก็ยังมีความสำคัญ ไม่ว่าจะเป็นพยานหลักฐานสืบค้นตัวบุคคล หลักฐานทางคดี รวมทั้งยังเป็นความจำเป็นทางด้านกฎหมายแรงงานที่บังคับให้มีการจัดทำทะเบียนลูกจ้าง
                ผู้เขียนได้พบเห็นการปฎิบัติงานของเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) เกี่ยวกับการจัดเก็บเอกสารแฟ้มประวัติข้อมูล และเห็นว่ามีความแตกต่างกันมากในทางปฎิบัติและการนำมาใช้ประโยชน์ ด้วยคงจะเป็นการปฎิบัติที่สืบต่อๆกันมาไม่มีตำราหรือใครเคยเขียนแนะนำชี้แนะในสิ่งที่ควรจะเป็น หรือไม่ก็ได้รับการถ่ายทอดมาอย่างไรก็ทำอย่างนั้น หรืออาจจะคิดวางระบบวิธีการปฎิบัติกันเอาเอง จึงได้นำวิธีการปฎิบัติมาเปรียบเทียบกัน ดังนี้
                 บริษัท แรก เป็นบริษัทขนาดเล็ก มีการจัดเก็บข้อมูลพนักงาน ประกอบด้วยเอกสารที่สำคัญคือ เอกสารใบสมัคร หนังสือสัญญาจ้าง และเอกสารหลักฐานอื่นๆที่ทางราชการออกให้ ก็นำมาจัดเก็บไว้เป็นอย่างดี ในแต่ละปีก็ไม่มีเอกสารอื่นใดอีกมาเพิ่มเติมหรือปรับปรุงข้อมูลอะไร และในด้านการนำมาใช้ประโยชน์ก็ไม่ได้มีวิธีการที่ชัดเจน
                บริษัทที่สอง เป็นบริษัทต่างชาติขนาดใหญ่ มีพนักงานจำนวนมาก มีระบบการจัดเก็บข้อมูล และเห็นว่ามีการจัดการใช้ประโยชน์ที่ดี ที่ควรจะนำมาศึกษาเป็นตัวอย่างที่ดี
                เอกสารที่จัดเก็บประกอบด้วย
                1. ใบสมัครงานและผลการทดสอบคัดเลือก
                2. หนังสือสัญญาจ้างงาน
                3. หลักฐานที่ทางราชการออกให้
                4. เอกสารคำบรรยายลักษณะงาน
                5. รายการข้อมูลการดำเนินการด้านบุคคลในด้านอัตราเงินเดือน ค่าจ้าง การปรับปรุงค่าตอบแทนประเภทต่างๆ การโอนย้ายพนักงาน การเปลี่ยนแปลงหน้าที่งาน การเลื่อนตำแหน่ง
                6. เอกสารประเมินผลการปฎิบัติงานในทุกรอบระยะเวลา
                7. เอกสารหนังสือเตือน บันทึกการสอบสวนและการลงโทษพนักงาน (ในกรณีที่มี)
                8. หนังสือยกย่องชมเชยหรือประกาศเกียรติคุณพนักงาน(ในกรณีที่มี)
                9. รายการหรือเอกสารเปลี่ยนแปลงข้อมูลพนักงาน ซึ่งอาจจะมีการปรับปรุงเป็นรายปี)

การนำไปใช้ประโยชน์
                ในกรณีที่มีการจัดเก็บเอกสารที่สำคัญหลายประเภทดังนั้นเมื่อมีการใช้ประโยชน์ บุคคลสำคัญที่จะมีโอกาสได้ศึกษา ทำความเข้าใจเกี่ยวกับรายการต่างๆ ในแฟ้มประวัติของพนักงานก็คือ “หัวหน้างาน” ของพนักงานบุคคลนั้นๆ  เพราะเราต้องยอมรับในข้อเท็จจริงว่า “อำนาจในการบริหารงานบุคคลในองค์การเป็นของหัวหน้างาน” ตามขั้นตอนกระบวนการต่างๆ ของระบบการบริหารงานบุคคล (แต่ควรมีการกำหนดว่าในหัวหน้างานในระดับใดบ้างที่มีสิทธิได้ยืมเอกสารแฟ้มประวัติของพนักงาน เช่นระดับหัวหน้าแผนก) หัวหน้างานที่มีโอกาสเข้ามาตรวจสอบดูประวัติข้อมูลพนักงาน การนำไปใช้ประโยชน์มีได้ในกรณีดังต่อไปนี้

  1. การสรรหาพนักงานจากภายในองค์การ เพื่อเลือกบุคคลเข้ามาทำงานในหน่วยงานของตนเองจากพนักงานภายใน หรือในกรณีที่ต้องดูประกอบการสัมภาษณ์ในการสอบคัดเลือกพนักงานภายใน
  2. การประเมินผลงาน ก่อนการประเมินผลงานหัวหน้างาน โดยเฉพาะหัวหน้างานที่มารับตำแหน่งในหน่วยงานใหม่ ควรที่จะศึกษาผลการบันทึกการทำงานในรอบระยะเวลาที่ผ่านมาของพนักงานผู้ใต้บังคับบัญชาที่เพิ่งรู้จักกันเป็นครั้งแรกประกอบด้วย เพื่อให้ได้ข้อมูลข้อเท็จจริงที่ถูกต้องและทำความรู้จักลูกน้องของตนเองให้มากขึ้น
  3. การเลื่อนระดับตำแหน่ง  หัวหน้าควรศึกษาข้อมูลผลการทำงานย้อนหลัง ในด้านการประเมินผลงาน ค่าจ้างเงินเดือน หรือศักยภาพของพนักงานคนนั้นๆ ในรอบระยะเวลาก่อนๆ เปรียบเทียบกับอีกหลาย คน
  4. การดำเนินการทางวินัย ในกรณีที่จะต้องศึกษาดูประวัติพนักงานเกี่ยวกับการทำผิดในอดีต หรือการทำความดีอื่นๆ ที่อาจจะนำมาประโยชน์ในการพิจารณาโทษ
  5. การมอบหมายงานหรือการคัดเลือกพนักงานเพื่อประโยชน์เกี่ยวกับการทำงาน อย่างใดอย่างหนึ่ง
    ฯลฯ


                หากมีการกำหนดแนวทางปฎิบัติไว้ ก็สามารถทำให้หัวหน้างานสามารถศึกษารายละเอียด
และเข้าใจบทบาทหน้าที่ทางด้านการบริหารงานทรัพยากรบุคคลมากขึ้น แต่ในขณะเดียวกัน หลายบริษัท ไม่มีแนวทางปฎิบัติเกี่ยวกับเรื่องดังกล่าว ก็จะมีการปกปิดข้อมูลแฟ้มประวัติพนักงานมิให้ใครได้ศึกษาดูอีก นอกจากเฉพาะผู้บริหารระดับสูงหรือเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลที่มีหน้าที่เก็บรักษาไว้เท่านั้น  ซึ่งในบางครั้งเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลก็มิได้เข้าใจจุดมุ่งหมายเกี่ยวกับการเก็บและนำมาใช้ประโยชน์  ประเภท “ เขาสั่งให้เก็บก็มีหน้าที่เก็บรักษาไว้ท่านั้น”
                ดังนั้น การใช้ประโยชน์จากแฟ้มประวัติพนักงานจึงเป็นการนำมาใช้งานร่วมกันระหว่าง
หัวหน้างานกับฝ่ายบุคคล แต่ก็จะต้องมีความเคร่งครัดในเรื่องความรับผิดชอบ เพราะประวัติของพนักงานแต่ละบุคคลเป็นเรื่องของความลับ การนำไปใช้ควรมีความเคร่งครัด เช่น กำหนดว่าหัวหน้างานในระดับใด มีอำนาจในการศึกษา เปิดดูได้ และการเปิดดูควรจะทำในสำนักงานของฝ่ายทรัพยากรบุคคล  หรืออยู่ในความรับผิดชอบของหัวหน้าฝ่าย จะนำไปวางไว้ให้บุคคลที่ไม่เกี่ยวข้องหรือบุคคลที่มีฐานะตำแหน่งต่ำกว่าได้แอบเปิดดู ก็ไม่ควรอย่างยิ่ง แม้กระทั่ง บุคคลที่เป็นเจ้าของแฟ้มประวัติหากไม่มีเหตุจำเป็นจริงๆ ก็ไม่ควรให้เปิดดูโดยพลการ เพราะข้อมูลหรือการบันทึกเหตุผลบางอย่างในแฟ้มประวัติเป็นความเห็นที่อยู่ในอำนาจของนายจ้าง หัวหน้างานหรือฝ่ายบุคคลเท่านั้น 
                ข้อคิดและแนวทางปฎิบัติที่ดี เช่นนี้ สามารถทำให้เรานำไปปรับปรุงระบบการบริหารจัดการแฟ้มประวัติพนักงานได้มากขึ้น และทำให้หัวหน้างานได้เข้าใจในบทบาทหน้าที่ทางด้านการบริหารงานบุคคลและมีข้อมูลที่จะใช้ในการพิจารณาดำเนินการด้านบุคคลได้อย่างถูกต้อง ในขณะที่การทำหน้าที่ในการบริการดังกล่าวของเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคล คือบทบาทการเป็นผู้สนับสนุนอำนวย ความสะดวก(Facilitator) นั่นเอง

 

อภิชัย  ศรีเมือง
วิทยากรที่ปรึกษาการบริหารทรัพยากรบุคคล
apichaisri@gmail.com

 





จำนวนผู้ชม 10785 ครั้ง




ข้อมูลบทความ ในหมวดหมู่เดียวกัน





ติดต่อสอบถาม | ลงประกาศงาน & โฆษณา : sale@siamhrm.com | โทร. 08-8881-6100 (ฝ่ายขาย)
เลขประจำตัวผู้เสียภาษี: 0992001714965 | เลขที่ใบทะเบียนพานิชย์ : 0101549820078
SIAMHRM.COM :รวมพลคน HR หาคนทำงาน หางาน คุณภาพ