มารู้จัก JD : JOB DESCRIPTION แบบเน้นๆ กันดีกว่า ??


        JD : JOB  DESCRIPTION   หรือ   ใบกำหนดหน้าที่งาน  , ใบพรรณนางาน    เป็น เอกสารที่บ่งบอก  หรือ แสดงให้เห็นว่างานในตำแหน่งงานนั้นๆ  ต้องทำอะไรบ้าง  งานนั้นสำคัญต่อองค์กรอย่างไร   มีความสัมพันธ์กับหน่วยงานหรือตำแหน่งงานอื่นๆ อย่างไร   และคนที่ทำงานในตำแหน่งงานนั้นจะต้องมีคุณสมบัติอย่างไร
ในการจัดทำ JD  โดยทั่วไปจะประกอบด้วยหัวข้อ สำคัญดังต่อไปนี้
  • ชื่อตำแหน่ง (Job title)   : ตำแหน่งงานที่ทำ
  • ขึ้นตรงต่อใคร (Report to) :  ผู้บังคับบัญชาโดยตรงตามสายงาน(โครงสร้าง)
  • ต้องกำกับ ดูแล ใครบ้าง(Responsible for) : ผู้ใต้บังคับบัญชา ตามสายงาน(โครงสร้าง)
  • ขอบข่ายงาน (Scope of the job) : ลักษณะงานในตำแหน่งโดยสรุป หรืออาจเรียกว่าวัตถุประสงค์ของตำแหน่งงานนั้น
  • หัวข้องาน : (Job content) : งานต่างๆในแต่ละด้าน ไม่ว่าจะแบ่งตามภารกิจหลักของฝ่ายหรือเขียนเป็นรายละเอียด เป็นข้อๆ ตามหน้าที่หลักของตำแหน่ง  ที่สำคัญองค์กร ส่วนใหญ่ จะผนวกคำว่า “และอื่นๆตามที่ได้รับมอบหมาย” เพื่อให้นายจ้างหรือผู้บังคับบัญชาแก้ไขหัวข้อหลักได้ง่ายขึ้น
        การจัดทำ JOB  DESCRIPTION   ไม่มีแบบที่แน่นอน แต่ละบริษัท สามารถออกแบบ หรือกำหนดขึ้นมาได้เอง
โดยไม่ผิดหลักการแต่ประการใด หากท่าน อิงแต่ทฤษฎี หรือ ตำราใด ตำราหนึ่งเป็นหลัก อาจทำให้การทำงานยากขึ้นเพราะไม่สอดคล้อง กับองค์กรของท่าน เดียว จะกลายเป็น “ทำเรื่องง่ายๆ ให้เป็นเรื่องยากๆ” นะครับ
 
        การเปลี่ยนแปลงแก้ไข JOB  DESCRIPTION    ปกติจะมีการเปลี่ยนแปลงแก้ไขเป็นครั้งคราว ตามสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงไปขององค์กร รวมถึงคนทำงานที่เกี่ยวข้อง เช่น บริษัท ปรับโครงสร้างองค์กร  หรือ การปรับเปลี่ยนงานภายในฝ่าย/แผนก  เป็นต้น จึงไม่ใช่ของที่ทำครั้งแรกและครั้งเดียวและใช้ได้ตลอดไป
 
 
    สรุปภาพรวม  ของ  JOB  DESCRIPTION  จะหมายถึงสิ่งต่างๆ ต่อไปนี้
 
        1. ตำแหน่งงานนั้นมีความรับผิดชอบหลักอะไรบ้าง
 
        2. ตำแหน่งงานนั้นมีกิจกรรมหลัก (หน้าที่หลัก) อะไรบ้าง   
 
        3. องค์กรคาดหวังอะไรจากความรับผิดชอบหลักของตำแหน่งนั้น ในแต่ละด้าน
 
        4. ตำแหน่งนี้อยู่ตรงไหนของโครงสร้างองค์กร
 
        5. ระดับความรับผิดชอบต่อองค์กรมีมากน้อยเพียงใด
 
        6. ความท้าทายของงานตำแหน่งนี้คืออะไร
 
        7.  คนที่มีคุณสมบัติแบบไหนจึงจะทำงานในตำแหน่งงานนี้ได้
 
 
    ทำไมต้องจัดทำ ใบกำหนดหน้าที่งาน  (JOB   DESCRIPTION)
 
      1. เพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานได้ทราบถึงหน้าที่งานของตน 
 
      2. เพื่อไม่ให้เกิดความซ้ำซ้อนในการปฏิบัติงานในแต่ละงาน
 
      3.  เพื่อให้โครงสร้างและระบบการบริหารงานมีความสัมพันธ์กัน
 
      4. เพื่อเป็นตัวชี้วัดประสิทธิภาพในการทำงานนั้นๆ
 
      5. เพื่อให้เกิดความชัดเจนในการปฏิบัติงาน
 
 
    ปัญหาและข้อจำกัดในการจัดทำใบกำหนดหน้าที่งาน
 
ปัญหาในการจัดทำ JD ส่วนใหญ่แล้วมี 2 ประการ ที่ส่งผลกระทบให้แต่ละองค์กรพบกับอุปสรรค์ และความยุ่งยาก วุ่นวายในการทบทวน หรือจัดทำ JD  เป็นอย่างยิ่ง ได้แก่
 
        1. ปัญหาที่เกิดจากระบบที่ยังไม่มีประสิทธิภาพ
ทั้งในแง่ของการจัดโครงสร้างองค์กร   การแบ่งงานในระดับหน่วยงาน และการกำหนดหน้าที่งานของตำแหน่งงาน  ขาดการติดตามตรวจสอบและทบทวนระบบอย่างจริงจัง  รวมถึงการเชื่อมโยงใบกำหนดหน้าที่งาน ไปสู่ระบบการบริหารงานด้านอื่นๆ ในองค์กร
 
        2. ปัญหาที่เกิดจากคนที่เกี่ยวข้อง
คนในที่นี้  หมายรวมถึง ผู้บริหารที่ยังขาดความรู้ความเข้าใจ และให้ความสำคัญกับเรื่องนี้น้อย  ผู้ที่ทำหน้าที่จัดทำใบกำหนดหน้าที่งาน ยังไม่เข้าใจ และมีส่วนร่วมน้อย   พนักงานยังไม่รับทราบหน้าที่ของตัวเองที่ชัดเจน  ทุกหน่วยงานยังคงฝากภาระหน้าที่ของตัวเองไว้กับฝ่ายทรัพยากรบุคคล
 
         หาก ท่านเป็น HR มืออาชีพ ท่านต้องพิจารณาถึงปัญหา หรืออุปสรรค์ในการจัดทำ JD ก่อนแล้วค่อยแก้ปัญหา ทีละประเด็น แล้วที่สำคัญการทำความเข้าใจในกระบวนการต่างๆ ของการจัดทำ JD ให้กับทุกคนที่เกี่ยวข้องหรือมีส่วนร่วม ให้เข้าใจตรงกัน ซึ่งจะทำให้การจัดทำ JD ก็ไม่ยากอย่างที่คิด ........
 
 
 
 
 
 
 
 
 

อ้างอิงจาก : หนังสือเทคนิคการจัดทำ  Job Description บนพื้นฐานของ Competency และ KPI
โดยคุณ ณรงค์วิทย์  แสนทอง
 

   หรือ กดปุ่ม Ctrl+P (หรือคลิกที่เมนู File และ Print ของโปรแกรมเว็บเบราเซอร์) เมื่อต้องการพิมพ์เครื่องพิมพ์

SIAMHRM.COM : ศูนย์รวมข้อมูลด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์
Web Partner : JOBSIAM.COM | FREEJOBTHAI.COM | JOBDUZY.COM